a reine de l’organisation, c’est moi !

Janvier c’est le mois des bonnes résolutions, une nouvelle année débute on veut que tout aille comme sur des roulettes. Alors pour bien commencer 2011 on se prend en main et on se fixe un premier objectif atteignable : devenir une pro de l’organisation ! 

Pour vous aider à faire le pas et à réussir cette première mission, TrucdeNana vous livre ces astuces pratiques et réelles à appliquer au quotidien. Quelques nouveaux accessoires, des conseils de nana, une bonne méthode et le tour est joué !

On reste positive

La première étape pour ne pas paniquez et se décourager, c’est d’être confiance et positive sur nos capacités de réalisation. Même si le travail qu’il vous reste à faire ou même si les tâches s’accumulent, on regarde derrière soi. Une fois qu’on réalise tout se que l’on a déjà fait, on se félicite pour ce travail. Se complimenter prouve que l’on a déjà accompli du chemin et que l’on est capable de continuer dans cette voix.

Pourquoi ne pas s’offrir des « bons » ? A chaque nouvelle étape réalisée avec succès, on a le droit de se faire un petit cadeau. La liste des tâches administratives à été rayées ? Bravo ! On mérite bien un « bon pour un éclair au chocolat » ou un « bon pour un massage des pieds ». Soyez inventive et faites vous plaisir.

On range son espace de travail

Vous avez eu un nouvel ordinateur pour Noël ? Une chance et une motivation pour ranger le bureau sur lequel ce dernier trônera en toute fierté. On procède par étape et on fait un tri entre ce qui doit être conservé et ce qui va droit à la poubelle.

Pochettes pour dossier 6 euros, Happyspace.fr

Avant de commencer, faites quelques emplettes économiques qui vous aideront dans cette tâche pénible. Des classeurs pour les papiers, des chemises pour les factures, des boites si vous n’avez pas assez de tiroirs et éventuellement une nouvelle bibliothèque « Billy » chez Ikea pour placer livres et trieurs.

Rangements de bureau de chez Happyspace.fr (boites pour 33 euros et rangement mural pour 13 euros)

Soyez sans pitié, vos vieux cahiers de CE2, les journaux que vous gardiez pour les lire un jour, ou les bibelots sans intérêts qui prennent la poussière, tout ça n’a plus sa place sur votre bureau. Néanmoins garder les factures et les justificatifs d’achat, les garanties et les modes d’emploi qui peuvent servirent dans l’avenir.

On prépare des « do-listes »

Pour ne rien oublier et pour se libérer la tête, il faut noter toujours et encore. Un post-it sur le frigo, un bloc note sur le bureau, un carnet prévu à cet effet… peut importe le style, tout fonctionne à condition ne rien égarer.

Notre idée pratique et simple : des post-it virtuels sur le bureau de votre ordinateur. Vous choisissez la couleur, la typo pour les personnaliser. Ils servent pour les choses à faire en priorité.
A télécharger : Freebie Notes

Pour tout ce qui n’est pas urgent, mais qui mérite de rester graver sur une feuille de papier, voici notre conseil. Lorsqu’on écrit tout ce que l’on doit faire, il est important d’être honnête envers soi-même. Le coup de fil désagréable que vous devez passer ou la démarche administrative qui reste en suspend… notez-les sérieusement. Les « do-listes » ne servent pas uniquement pour les choses désagréables, mais elles en contiennent.

L’astuce d’une bonne liste par Richard Templar dans son livre « S’organiser sans se fouler » : Pour ne pas se décourager en relisant une liste, celle-ci doit toujours débuter par 3 points : « une chose vraiment rapide et facile, une chose plaisante, une chose déjà faite ». Une fois que les premiers pas seront bouclés vous serez encouragé pour la suite.

Un petit guide pratique et rapide à lire, par Richard Templar, 6 euros sur Fnac.com

Petite idée simple et pratique : Pensez à avoir un petit carnet dans votre sac à main qui ne prend pas de place, avec un stylo. Si une idée vous vient pour pourrez toujours la coucher sur le papier.

Bloc-note "Love planète" Quo Vadis, Organiseur Les Paresseuses et carnet et boite à stylo par Margaux Motin. 

On s’organise informatiquement

Vous être accro à votre smartphone et vous checkez vos mails ou messages toutes les 5 minutes ? Ok, on est pareil. Mais à l’heure de bosser on doit laisser de côté ces mauvaises habitudes et se prendre en main. Alors première étape, on met son portable en silencieux et on le laisse dans son sac pour ne pas être tenté.

Une fois devant l’écran de son ordi, on regarde ces mails et on les ouvre TOUS. Pas question de laisser la boîte réception se remplir à ras bord. On trie, on supprime et on classe. Pour cela arrêtez d’utiliser hotmail ou gmail, télécharger gratuitement Outlook ou Thunderbird. Il s’agit de logiciels spécialement pensés pour trier et organiser ses mails. Ils sont très simples d’installation et d’utilisation.

Astuce de geekette : Installer des filmes antispams efficaces pour éviter d’être assiégé de tout côté.

Vous pourrez ainsi classer les mails dans des dossiers et des sous-dossiers, les assigner une étiquette correspondant à un code couleur (urgent, perso, pro, etc.) et vous les consulterez facilement en fonction de vos recherches.

Idée simple et qui fait gagner du temps : ayez une adresse de courriel perso et une autre pro.

Aussi arrêter de disposer n’importe comment vos dossiers sur le bureau ou dans vos « documents ». Soyez pragmatique et trier par date ou thématique. Par exemple : vous travailler sur un document Word X, placez-le dans le dossier du mois de Janvier, lui-même placé dans le dossier de l’année 2011.

Pensez aussi à faire un dossier Administratif pour chaque année et scannez vos papiers importants afin d’en garder une trace informatique et de l’imprimer en double si besoin.

On garde le rythme

Oui, oui on est en Janvier et on est pleine de bonnes intentions ! Mais faites en sorte de persévérer sur le long terme. On entend par là sur toute l’année. Une fois que la machine est en route et que les bonnes habitudes ont été prises, on les garde.

Le B.a.-ba c’est de posséder un agenda et de le tenir assidument jour après jour. Préférez un semainier (une double page = une semaine) pour avoir une vue d’ensemble sur la semaine à venir plus rapide. Et prenez un format « affaire » ou « ministre », c’est plus encombrant mais on peut y noter plus de choses sans faire pates de mouches.

Pareil pour les contacts. C’est bien joli d’avoir une liste de contact sans fin sur son téléphone portable, mais si vous le perdez ou qu’il vous claque dans les mains, comment vous faites ? La technologie c’est pratique, mais il ne faut compter uniquement sur elle. Penser tous les 3 mois à recopier les nouveaux numéros sur un répertoire papier que vous garderez précieusement à la maison en cas de problème. Et notez les numéros de portable des personnes à joindre en cas de soucis sur votre agenda. Si vous n’avez plus de batterie en pleine journée, vous aurez les numéros, à vous de trouver un téléphone dispo.

Agenda semainier Andy Warhol et répertoire téléphonique, les deux de Quo Vadis

Enfin on arrête VRAIMENT de remettre tout à plus tard ! Être une reine de l’organisation, c’est savoir prévoir, anticiper, mais aussi réagir en cas d’imprévu. Si une contrariété nous bloque le passage, ne la mettez pas de côté. Si vous vous forcez pour une chose qui vous déplait, vous serez encore plus motivées pour faire ce qui est moins pénible. Et votre conscience pourra dormir tranquille.

Lisez la totalité du dossier du mois sur les bonnes résolutions à prendre en 2011 !

Par Margaux Rousselot de Saint Céran

Publié le 10 janvier 2011